POVRAČILA POTNIH STROŠKOV MORATE DOKUMENTIRATI S POTNIM NALOGOM

POVRAČILA POTNIH STROŠKOV MORATE DOKUMENTIRATI S POTNIM NALOGOM

Upravičenost službenih poti dokazuje podjetje s potnimi nalogi. Vsaka službena pot mora namreč biti ustrezno dokumentirana in dokazljiva. To velja tako za poti, ki jih opravimo s službenim vozilom, kot tudi za poti, ki jih zaposleni opravijo z lastnim vozilom.

Potni nalog je potrebno sestaviti pred službeno potjo, le izjemoma se lahko izda ustni nalog, pozneje pa še v pisni obliki. Odobriti ga mora direktor oziroma pooblaščena oseba. Po vrnitvi s službenega potovanja je treba v čim krajšem času narediti pisni ali elektronski obračun potnih stroškov in ga predložiti svojemu nadrejenemu ali računovodstvu. Povračila potnih stroškov se zaposlenim ne sme izplačevati v gotovini, ampak se morajo nakazati na transakcijski račun.

Oblika potnega naloga ni predpisana, iz njega pa mora biti razvidno, kdo, kdaj in kje je opravil službeno pot ter zakaj je bila pot opravljena. Priporočljivo je, da potni nalog vsebuje čim več podatkov, ki dokazujejo službeno pot. Da je bila službena pot opravljena, pa se lahko dokazuje z raznimi prilogami – parkirnimi listki, zapisniki s sestanka, delovnimi nalogi, vstopnicami za sejme, vabili poslovnih partnerjev, propagandnim gradivom,… Kot obvezno prilogo k obračunu potnih stroškov pa je potrebno priložiti račune in druge dokumente kot potrdilo izdatkov, ki jih je zaposleni plačal na službeni poti. Stroške, ki jih je imel zaposleni na službeni poti, se povrne samo na podlagi priloženih računov k obračunu potnih stroškov, sicer zaposleni nima pravice do povrnitve nastalih stroškov.

Možno je pisanje tudi tedenskega ali mesečnega potnega naloga. Vendar morajo biti tudi tedenski in mesečni potni nalogi sestavljeni tako, da popolnoma jasno izkazujejo naravo in obseg službene poti in vsebujejo vse zahtevane podatke. V praksi mesečne potne naloge uporabljajo trgovski potniki, zavarovalni zastopniki in drugi poklici, ki pokrivajo točno določeno področje in vsak dan obiskujejo potencialne in obstoječe stranke.

Izpolnjen potni nalog in ustrezni obračuni so pogoj za neobdavčeno povračilo potnih stroškov. V podjetju, ki nima urejenih potnih nalogov in obračunov potnih stroškov, lahko v primeru davčnega pregleda zaradi izplačila potnih stroškov pride do plačila dodatnega davka od dohodkov pravnih oseb, dodatne dohodnine in prispevkov za socialno varnost, zamudnih obresti in morda tudi kazni za prekršek. Zato je pomembno, da se potne naloge pravočasno in pravilno sestavlja ter pravilno sestavi obračun potnih stroškov po vračilu s službene poti.

Če potrebujete pomoč pri pripravi internega pravilnika o službenih poteh ali želite preveriti, če imate ustrezne potne naloge in obračune potnih stroškov, vam v računovodski družbi Nucleus plus lahko pomagamo.

Sorodne objave

Novice